Visualiza los errores como oportunidades de mejora
La atención a los errores como método
de mejora continúa
En nuestras
actividades diarias los errores siempre estarán presentes lo importante es cual
es la enseñanza que nos dejan y que tan frecuente se repitan involucra a
tu equipo de trabajo en su solución y descubrirás que conocen más de lo que imaginas
en relación de las causas y de las soluciones.
Las organizaciones
que trabajan de forma regular en los temas relacionados con la atención de los
errores cometidos en el ejercicio de las operaciones y toman con seriedad cada uno
de ellos y no solo son tomados como motivo para aplicar los castigos derivado
de ellos.
Aquí te mencionamos algunas recomendaciones para convertir a los errores en aprendizajes y posteriormente en acciones de mejora que se puedan aplicar a tus actividades diarias y así evitar que los errores se repitan o que su impacto sea menos negativo.
1.- Cuida todo el
proceso pero de forma particular las etapas iniciales ya los errores más
costosos son lo que se encuentran al inicio por ejemplo si levantamos mal un
pedido el resto del proceso a pesar de haber realizado con calidad se deberá
repetir todo y esto con un valor alto en comparación si el error se hubiera
presentado al final del proceso por ejemplo al facturar ya que repetir una
factura nunca será más costosa que repetir todo el proceso.
2.- Decide de forma rápida, encuentra las posibles soluciones y corrígelos. Atender de forma tardada los errores lo hace más caros y con consecuencias secundarias que en ocasiones representan un problema importante, al tratarse de dar una respuesta rápida al cliente siempre será mejor algo adecuado y oportuno que inadecuado e inoportuno.
3.- Afronta los
errores no lo trates de ocultar ya que esto puede ocasionar que se concatenen
con otros errores y su reparación será mas costosa en muchas ocasiones desde el
momento que los aceptamos podemos decir que ya inició el proceso de solución,
no decidas nada sin escuchar a las partes, en mi experiencia al escuchar al
cliente nos permite aplicar una solución más adecuada e inclusive menos
costosa.
4.- Establece en tu
negocio u organización una cultura que permita que los errores se hagan
públicos clara que debe ser en el foro correcto y que sean motores de la mejora
de los procesos así el personal no tratará de ocultarlos o mentir para evitar
alguna consecuencia, si consideras que la organización o tus colaboradores no están
maduros en este tema puedes utilizar un buzón de sugerencias anónimo.
5.- Atiende los
efectos y las causas de un error pero de forma especial las causas normalmente
los errores tienen raíces comunes como son procesos más diseñados o mal
ejecutados, falta de capacitación y / o habilidades, falta de equipo o
maquinaria y factores externos si logras identificarlos podrás diseñar planes
de mejora.
Si partimos de la
base de que todas las organizaciones tienen errores entonces puedes marcar la
diferencia al atenderlos y reducir su efecto, además notarás que los
colaboradores tendrán un mejor estado de ánimo.
Te recomiendo que
antes de emitir un juicio respecto a un error trates de analizar todos los
elementos, opiniones, hechos, causas, etc. de esta forma el diagnóstico y el
plan de acción será más efectivo.
Los errores pueden
tener una o varias causas de origen entre las más comunes son las relacionadas
con el equipo, las herramientas, los procesos, el medio ambiente, el personal,
materiales. Pensar que todos lo errores dependen solo del personal es una
conclusión poco precisa
Las herramientas de
software con que contamos las encuentras en este enlace
Puedes encontrar más
información en este canal video
Autor: Ismael Mata
