La base de datos de tus clientes, la cartera de las cuentas por cobrar, el histórico de los hábitos de compra de tus clientes, las cuentas por pagar, los datos de tus proveedores, la contabilidad, etc. solo son algunas de las bases de datos que tienen gran relevancia e impacto en la operación de tu negocio y que al tener alguna falla con ellas puede afectar tu operación, no importa el tamaño de tu negocio, organización o actividad profesional aplica de igual manera solo cambia en tamaño.
Por otro lado los paquetes de software que manejas y sus
procedimientos para procesar la información forman parte de la capacidad de
respuesta y el nivel de información para la toma de decisiones.
Por esta razón es muy importante que contemples una administración profesional con la asesoría correcta en lo que respecta a tus procesos de manejo de información, hardware, redes, información y aplicaciones en la nube, etc.
Aquí te dejamos algunas recomendaciones que pueden ser de
utilidad
1.- Utiliza hardware de adecuado a tus necesidades, no
importa el tamaño de tu negocio siempre habrá algo adecuado tus necesidades busca
recomendaciones, existen opciones de licencia vitalicia de instalación local o
programas en la nube con pagos regulares cualquiera puede ser funcional solo
debes definir tus necesidades y expectativas, busca soluciones flexibles que
puedas personalizar a tus necesidades y que cuenten con el soporte
adecuado.
2.- Respalda tu información, licencias de software de
acuerdo a las indicaciones de los proveedores, establece una política y
procesos para que el respaldo de tu información y licencia sea eficiente, la
pérdida de información o licencia no es dimensionada hasta que sucede busca que
tu proveedor te capacite o te indique cual es la recomendación al respecto y
realiza simulacros de pérdida de información, puedes utilizar la nube para
respaldar y por seguridad ubica el respaldo en un lugar diferente a donde
tienes la operación.
3.- Elabora un plan de seguridad adecuado y realiza
auditorias regulares
4.- Analiza con regularidad la consistencia de tu
información y licenciamiento, es común que confiemos en que nuestra información
y licencias serán permanentes y robustas pero en ocasiones te puedes dar cuenta
que desde hace tiempo no se han validado algunos datos o no se han procesado
reportes por esta razón es importante que definas cuales serán los
requerimientos y quien es el responsable así mismo algunas licencias deben
renovarse o actualizarse y llegan a caducar sin que hayas tomado precauciones,
a pesar de que cuentes con licencias vitalicias llegan a existir
actualizaciones que vale la pena que evalúes invertir en actualizar ya que te
pueden brindar beneficios a tu operación.
5.- Define las
políticas de uso de la información y los requisitos legales, debes establecer
de forma clara y vigilar cual es el uso que se da a tu información existen
requisitos legales para el manejo de los datos del cliente que deben cumplir
con lo establecido en el aviso de privacidad, así mismo los empelados deben
tener delimitado en acceso a lo que está dentro de su competencia, existen
malas prácticas de algunos empleados que extraen información para su beneficio
personal y eso es algo delicado te recomiendo que busques la asesoría de
especialistas en este tema para que no tengas proceso vulnerables.
La comunicación por medio de tu página WEB o redes sociales
también está regulada por las autoridades por lo que deberás hacer las
adecuaciones necesarias
Hoy en día es muy importante el cuidado en el manejo de la
información ya que la competencia es fuerte y el impacto que produce un buen
manejo lo verás reflejado en los resultados del negocio
Si podemos orientar en como mejorar tu proceso de cotizar
estamos a tus órdenes
www.imasis.com.mx
Autor: Ismael Mata
