El
manual de operación es muy importante si deseas garantizar que los procesos de
operación se ejecuten de forma similar una y otra vez y en consecuencia los
resultados sean lo más cercano a los objetivos, así mismo a tener una serie de
documentos que definen las reglas, objetivos, métodos y controles ayudaran en
gran medida atener colaboradores sincronizados y orientados a puntos comunes.
No importa el tamaño de tu negocio o empresa el manual de operación será un activo muy importante que te ayudará en los proceso de inducción, capacitación y certificación. Los propietarios de negocios pequeños frecuentemente piensan que elaborar un manual es laborioso e innecesario y tiene razón ya que al no estar convencidos será laborioso e innecesario otros piensan que es indispensable y laborioso y también tiene razón la diferencia radica en que ese convencimiento marca la diferencia en la efectividad de esta herramienta.
En este artículo te mencionamos que debe contener este manual, no existe una forma única de que debe contener el manual pero existen principios base que comparten los diferentes especialistas
1.- Misión, Visión, Principios y Valores, es muy importante que todos en la organización tengan claro el “que” y el “para que” de la organización sintetizar en unos párrafos con un lenguaje de fácil comprensión de esta forma los conceptos expresados en estos textos se convierten en el denominador común de las acciones, presupuestos, etc.
2.- Proceso de operación es un conjunto de actividades o eventos coordinados y organizados que se realizan en el 100% de los casos con un fin determinado y de forma secuencial, cuando no existen procesos lo resultados pueden ser menos predecibles que con procesos definidos
3.-
Políticas criterio o directriz de acción elegida como guía en el
proceso de toma de decisiones al ejecutar las actividades diarias y proyectos específicos
a todos los niveles y se respetan en el 100 % de los casos, las políticas contribuyen
en gran medida al control interno y permiten que los colaboradores tengan un
marco delimitado de actuación. Aquí es donde se establecen los niveles de
facultamiento que le dan a la organización dinamismo.
4.-
Descripción de funciones y objetivo del puesto, actividades que son
propias del puesto, delimita los ámbitos de acción, pero sobre todo determinan
los métodos de evaluación y de responsabilidades, realizar estos documentos le permtirá realizar un adecuado balance de cargas de trabajo lo que lleva a un mejor ambiente de trabajo en este domente se sugiero incluir los elentos que pemiten evaluar al puesto por ejeplo la descupción de un vendedor debera contener el volumen de ventas y cancelaciones como un indicador clave y en el caso de un reparidor por ejemplo la cantidad de infracciones de tránsito.
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5.-
Objetivos estratégicos y específicos, la claridad y constancia en ponerle acción
al cumplimento de estos conceptos puede marcar la diferencia entre una
organización pasiva o dinámica se pueden cometer errores al plantear los
objetivos y pueden acarrear equivocaciones pero es más costoso no contar con
estos elementos, las estrategias de estos objetivos deberán en primera instancia
tener como guía la misión, visión y valores previamente definidos.
6.-
Organigrama, permite definir de forma clara cuales son las líneas de mando, a
los colaboradores les permite identificar a su jefe inmediato y por lo tanto en
teoría evita dificultades respecto a la responsabilidad del grupo de personas
que integran el quipo de trabajo y menciono en teoría ya que si la empresa no
es disciplinada en el respeto del organigrama se presentan conflictos como si
no existiera este documento, existen empresas que lis directivos mantiene
comunicación con todos los niveles y es algo positivo cuando se realiza mediante
reglas de esos canales de comunicación y normalmente son organizaciones maduras
en una adecuada cultura organizacional.
7.-
Reglamento Interior de Trabajo, sin reglas cualquier actividad humana se vuelve
complicada ya que es ese escenario los derechos y obligaciones se determinaran
a criterio o dependiendo del estado de ánimo de las personas, los colaboradores
considerarán injusta cualquier sanción, las mismas autoridades laborales solicitan
a las empresas definir su reglamento interior de trabajo.
Si es un trabajo laborioso realizar un manual de operación pero lo difícil es iniciar ya que teniendo el primero el resto serás actualizaciones, algo muy importante es que debe ser un documento dinámico de uso diario.
Autor:
Ismael Mata
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