La confianza y el control son complementarios

Confía en tus colaboradores pero no dejes de establecer y supervisar tus controles internos confiar no significa dejar de supervisar y auditar.

 

Un error común en lo negocios es establecer una cultura de confianza absoluta sin establecer de forma clara y activa los puntos de control y supervisión que permitan ajustar desviaciones, robos, negligencia, omisiones y por que no decirlo también encontrar buenas prácticas.

 

En este artículo te presentamos algunos puntos importantes que debes tomar en cuenta para no tener sorpresas negativas en tu operación.

 

1.- Establece un adecuado proceso de reclutamiento que permita que contrates los mejores colaboradores entendiendo  que estará dentro de tus posibilidades y expectativas según las actividades a desarrollar, al hablar de los mejores elementos debemos considerar las habilidades, la formación escolar o académica requerida, los valores, los antecedentes, su contexto personal, su equilibrio entre su nivel de vida e ingresos entre otras cosas.

 

2.- Deberás contar con una estructura robusta de políticas, procesos, reglamento, controles, tecnología de manejo de información y de vigilancia (cámaras) para que todo esto sea el marco de referencia de tu organización. Si no cuentas con estos elementos difícilmente lograrás que los colaboradores desarrollen las conductas y hábitos esperados actuarán bajo su criterio y en ocasiones puede no llevar a las mejores decisiones, recuerda que lo que no se plantea de forma clara como prohibición se puede tomar como permitido.


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El empleado puede considerar que tomar una herramienta de la empresa para realizar una reparación en casa es de lo más normal ya que le regresará al terminar e trabajo la empresa el darse  cuenta lo puede tomar como un abuso de confianza por esta razón tener claro lo que está prohibido y comunicarlo será de suma importancia y no hablemos de quienes manejan efectivo.   

 

3.- Define los puntos de control para que sean los que determinen si se está el cumpliendo con las reglas del juego en tu negocio. Revisa de forma aleatoria a detalle el cumplimiento de determinado proceso, "desmenuzando" cada parte del mismo para identificar que cada punto se haya realizado de acuerdo a lo esperado, los hallazgos deben ser analizados y en su caso hacer ajustes temporales o definitivos a los procesos. Si tu personal se da cuenta de que se realizan estas evaluaciones tendrán más cuidado al ejecutar sus actividades.      

 

4.- Apóyate en la tecnología desarrollando a través del software de tu negocio puntos automáticos o candados que impidan que algo se realice de forma diferente a lo acordado, de esta forma te será menos costoso el control y en muchas ocasiones más eficiente, te recomiendo que respecto a este punto lo hagas apoyándote con entidades externas que te auditen cuestionen y recomienden sobre los riesgos en determinadas etapas del proceso.


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5.- Actúa oportunamente en consecuencia a los desajustes, es importante que reconozcas a tus colaboradores el cumplimiento adecuado de los procesos ya que toda acción reconocida tiende a ser repetida y será tomada por los demás como ejemplo. 

 

Las acciones inadecuadas que se deriven de negligencia o malas prácticas te recomiendo que sean sancionadas de acuerdo a lo establecido en tu reglamento interior de trabajo y con aplicación universal pero nunca por encima de lo que establece la ley del trabajo.

 

Los activos de la empresa deben ser entregados al empleado con una carta resposiva y deberán ser auditados con regularidad por ejemplo los vehículos se deben revisar en cuanto a sus condiciones de uso, limpieza, servicios etc. y actuar en consecuencia.    

 

Al tener los controles funcionando de manera eficiente notarás un proceso más lineal reduciendo costos y retrabajos innecesarios el estrés se reducirá de forma significativa y la confianza tendrá sentido y proporción adecuados.

 

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Autor: Ismael Mata


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