Confía en tus colaboradores
pero no dejes de establecer y supervisar tus controles internos confiar no
significa dejar de supervisar y auditar.
Un error
común en lo negocios es establecer una cultura de confianza absoluta sin
establecer de forma clara y activa los puntos de control y supervisión que
permitan ajustar desviaciones, robos, negligencia, omisiones y por que no
decirlo también encontrar buenas prácticas.
En este artículo te presentamos algunos puntos importantes que debes tomar en cuenta para no tener sorpresas negativas en tu operación.
1.-
Establece un adecuado proceso de reclutamiento que permita que contrates los
mejores colaboradores entendiendo que estará dentro de tus
posibilidades y expectativas según las actividades a desarrollar, al hablar de
los mejores elementos debemos considerar las habilidades, la formación escolar
o académica requerida, los valores, los antecedentes, su contexto personal, su
equilibrio entre su nivel de vida e ingresos entre otras cosas.
2.- Deberás contar con una estructura robusta de políticas, procesos, reglamento, controles, tecnología de manejo de información y de vigilancia (cámaras) para que todo esto sea el marco de referencia de tu organización. Si no cuentas con estos elementos difícilmente lograrás que los colaboradores desarrollen las conductas y hábitos esperados actuarán bajo su criterio y en ocasiones puede no llevar a las mejores decisiones, recuerda que lo que no se plantea de forma clara como prohibición se puede tomar como permitido.
Enlace recomendado: Liderazgo
El empleado puede considerar que tomar una herramienta de la empresa para realizar una reparación en casa es de lo más normal ya que le regresará al terminar e trabajo la empresa el darse cuenta lo puede tomar como un abuso de confianza por esta razón tener claro lo que está prohibido y comunicarlo será de suma importancia y no hablemos de quienes manejan efectivo.
3.- Define
los puntos de control para que sean los que determinen si se está el cumpliendo
con las reglas del juego en tu negocio. Revisa de forma aleatoria a
detalle el cumplimiento de determinado proceso, "desmenuzando" cada
parte del mismo para identificar que cada punto se haya realizado de
acuerdo a lo esperado, los hallazgos deben ser analizados y en su caso hacer
ajustes temporales o definitivos a los procesos. Si tu personal se da
cuenta de que se realizan estas evaluaciones tendrán más cuidado al
ejecutar sus actividades.
4.- Apóyate
en la tecnología desarrollando a través del software de tu negocio puntos
automáticos o candados que impidan que algo se realice de forma diferente a lo
acordado, de esta forma te será menos costoso el control y en muchas ocasiones
más eficiente, te recomiendo que respecto a este punto lo hagas apoyándote con
entidades externas que te auditen cuestionen y recomienden sobre los riesgos en
determinadas etapas del proceso.
Artículo relacionado: La seguridad de tu información
5.- Actúa
oportunamente en consecuencia a los desajustes, es importante que reconozcas a
tus colaboradores el cumplimiento adecuado de los procesos ya que toda acción
reconocida tiende a ser repetida y será tomada por los demás como ejemplo.
Las acciones
inadecuadas que se deriven de negligencia o malas prácticas te recomiendo que
sean sancionadas de acuerdo a lo establecido en tu reglamento interior de
trabajo y con aplicación universal pero nunca por encima de lo que
establece la ley del trabajo.
Los activos
de la empresa deben ser entregados al empleado con una carta resposiva y
deberán ser auditados con regularidad por ejemplo los vehículos se deben
revisar en cuanto a sus condiciones de uso, limpieza, servicios etc. y actuar
en consecuencia.
Al tener los
controles funcionando de manera eficiente notarás un proceso más lineal
reduciendo costos y retrabajos innecesarios el estrés se reducirá de forma
significativa y la confianza tendrá sentido y proporción adecuados.
En
este enlace encontrarás
más información
En
estos videos podrás
tener más elementos
Autor:
Ismael Mata
