En el negocio saber comprar y administrar eficientemente
lo comprado es el cimiento de un proceso fluido y de calidad.
El almacén de materia prima, materiales, insumos
herramienta, etc. debe ser un lugar administrado de forma eficiente ya que
puede impulsar o entorpecer las operaciones generales, provocar gastos
innecesarios, robos, malos manejos, etc.
Estas son algunas de las recomendaciones que consideramos
deberás tomar en cuenta para que el almacén sea un impulsor del desarrollo del
negocio.
En este artículo partiremos de la base de que tenemos a los elementos adecuados para llevar a cabo las operaciones del almacén, personal capacitado, certificado y con una buena actitud.
1.- Acuerdos con los proveedores, los proveedores son una
parte importante del proceso general, con ellos deberemos tener acuerdos y/o
contratos claros de los niveles de responsabilidad de cada parte, en base a mi
experiencia la mayoría de proveedores se adaptarán y/o negociarán los acuerdos
con el cliente pero en muchas ocasiones encuentro la falta de contratos,
acuerdos de ética o deficiencia en la aplicación de los términos negociados se
culpa con frecuencia el proveedor pero considero que es mayor el número de
problemas ocasionados por el personal de compras o almacén.
2.- Orden y limpieza, algunos almacenes están muy alejados
de estos dos conceptos y presentan una gran cantidad de problemas y
deficiencias un almacén desordenado y con elementos innecesarios no podrá
brindar un adecuado servicio y dependerá más de las personas que de los
procesos, la falta de limpieza se traduce en mermas, plagas, enfermedades, un
aspecto tan sencillo pero que ocasiona pérdidas es la revisión de lo recibido
en cantidad y calidad así como el más manejo de lo artículos o los empaques de
manera que al hacer un reclamo, devolución o garantía son improcedentes. He
visto almacenes que manejan altos volúmenes de madera de tarimas y cartón ubicados
por todo el almacén y con sus extintores caducados, inoperantes o inexistentes, la cultura de las 5´s puede ser una buena alternativa.
Se debe tener un riguroso apego a altos estándares de
calidad en ocasiones e aceptan deficiencias en la calidad de los artículos que
se recibe o de los que se entregan en y todo esto va en detrimento del servicio
al cliente. Frases como “Si el cliente no nota el daño así entrégalo” no deberían
tener cabida en un almacén bien administrado.
3.- Herramientas informáticas, llevar un control adecuado
y de fácil manejo puede resolverse con algún paquete de software comercial o
personalizado con el puedes llevar la administración de conceptos como:
Catálogo de artículos
Catalogo de insumos
Catálogo de materiales
Catálogos de equipos y herramientas
Listado de proveedores
Meses venta
Punto de reorden
Entradas
Salidas
Facturas de compra
Requisiciones
Remisiones
Órdenes de compra
Pedido sugeridos
Backorder
Entre otros elementos
Lo ideal es una herramienta de software desarrollada a medida de las necesidades pero en ausencia de está puede desarrollarse una serie de libros de Excel con sus respectivas fórmulas que nos proporcionen algo de control.
4.- Procesos establecidos y eficientes, se deben definir de forma clara y por escrito los procesos yo diagramas de flujo de
compras, surtido, salidas, realización de inventario. Al llevar a cabo un
proceso disciplinado notaremos que no es tan complicado por ejemplo esta son
algunas de las reglas que si se respetan pueden darnos grandes beneficios
No se ingresa material son orden de compra y factura
No se suerte material no ingresado
No se puede surtir en negativo
Toda salida deberá estar autorizada
Toda salida deberá estar firmada de recibida
No se compra a proveedores no autorizados
No se realizan pagos fuera de los días y horarios
establecidos
5.- Auditorias regulares, un almacén es un área que
requiere de un adecuado soporte de auditoria para que pueda relazar su
operación de manera eficiente y controlada, una auditoria regular encontrará
desviaciones a los procesos y políticas antes de que sean motivo de perdidas
importantes, se pueden encontrar errores administrativos, errores de operación,
negligencias y malos manejos lo anterior ayudando a que se eviten gastos
innecesarios
Artículo relacionado: La confianza y el control van de la mano
Al tener un control eficiente en el almacén estaremos en
condición de brindar un soporte adecuado a las áreas administrativas y
comerciales, en resumen el área de almacén puede llegar a ser facilitador de la
calidad y tiempo de respuesta de los servicios del negocio
Autor: Ismael Mata
